IV. Unser Umgang mit Ihren Daten
a) Rechtsgrundlage, Umfang und Zweck
Die Verarbeitung der personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten dient ausschließlich der Anmeldung, der Durchführung und der Nachbereitung der Veranstaltung.
Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus Artikel 6 DSGVO und § 1 Absatz 2 HVGG.
Diese Daten werden erfasst:
- Kontaktdaten, insbesondere Anrede, Vor- und Nachname, gegebenenfalls Titel, Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, E-Mail-Adresse,
- Angaben zum Unternehmen bzw. der Institution/Behörde, für die Sie tätig sind,
- Angaben zu Ihrer beruflichen Position,
- gegebenenfalls Fotos und/oder Videos
Wir verwenden Ihre Kontaktdaten zum Versand von Einladungen zu unseren Veranstaltungen, die Ihren Interessen entsprechen, sowie relevanter Informationen im Vorfeld der Veranstaltung (z. B. Programm) per Post, E-Mail oder Internetlink.
Wir verwenden gegebenenfalls Fotos/Videos von der Veranstaltung um Eindrücke über diese zu vermitteln; durch Nutzung z. B. auf unserer Internetseite, auf unseren Social Media Kanälen, in Präsentationen und in Printprodukten.
b) Speicherdauer und Speicherfristen
Die im Zuge der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung notwendigen Daten werden danach gelöscht oder bei aktenrelevanten Vorgängen entsprechend den Aufbewahrungsfristen gespeichert, die in dem geltenden Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen festgelegt sind. Diese Frist beträgt grundsätzlich fünf Jahre.
Wir speichern Ihre Kontaktdaten zwecks Versands von Einladungen und Informationen (Anmeldebestätigung, Programm, etc.) bis zu Ihrem Widerspruch, um dem berechtigten wechselseitigen Interesse an Kommunikation bzw. Information nachkommen zu können.
Wir speichern Fotos und Videos in der Regel 5 oder 10 Jahre.
c) Empfänger der Daten
Grundsätzlich werden Daten, die Sie uns zu Ihrer Person mitteilen, ausschließlich durch die HVBG verarbeitet.
Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, die von uns ausgerichtet wird, verarbeiten wir Ihre unter IV. genannten Daten, um die Veranstaltung durchzuführen und Ihnen die Teilnahme zu ermöglichen. Dazu zählt auch, dass wir gegebenenfalls Ihren Namen, Angaben zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Institution und Ihre derzeitige berufliche Position in ein Teilnehmerverzeichnis aufnehmen. Gegebenenfalls stellen wir Ihre Daten (Anrede, Name, Angabe zu Unternehmen/Institution/Behörde) der Moderation der Veranstaltung zur Durchführung der Veranstaltung zur Verfügung. Darüber hinaus nutzen wir diese Daten, um Ihnen nach der Veranstaltung erstellte veranstaltungsrelevante Materialien zuzusenden und gegebenenfalls Fotos/Videos zu präsentieren.
V. Ihre Rechte
Aufgrund der Erhebung Ihrer Daten haben Sie nach der DSGVO und dem HDSIG verschiedene Rechte, die sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18, 21 DSGVO ergeben:
Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft gemäß Artikel 15 DSGVO über Ihre von uns verarbeiteten Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht durch die Vorschriften der §§ 24 Absatz 2, 25 Absatz 2, 26 Absatz 2 und 33 HDSIG eingeschränkt wird.
Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Artikel 16 DSGVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung
Sie können unter den Bedingungen des Artikels 17 DSGVO und des § 34 HDSIG die Löschung Ihrer Daten verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Artikel 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.
Recht auf Widerspruch
Sie haben nach Artikel 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen.